メールの内容を
管理表へ転記している
構築・改修の例
受付内容を一覧に記録する
仕事の変化
二重入力を減らす
福岡県北九州市八幡西区のシステム構築・業務効率化支援
転記や問い合わせ対応を、使いやすい仕組みへ。
管理表への二重入力、問い合わせ管理、Webサイトへの機能追加。今の作業を確認し、必要な機能から整えます。
機能が未定でも、普段の作業からご相談ください。
こんな手間を、
見直しませんか。
困りごとから考える、構築・改修の例です。
メールの内容を
担当者に聞くまで
対応状況が分からない
構築・改修の例
担当者・状況・履歴をまとめる
仕事の変化
未対応の案件を見つけやすくする
今のサイトで
必要な受付・案内ができない
構築・改修の例
予約希望の受付や営業日の案内を追加する
仕事の変化
受付方法や営業日を伝えやすくする
対応範囲は、現在のサイトやツールの仕様・契約条件を確認してご案内します。
問い合わせ受付の、
転記と確認を減らす。
フォームで受け付けた後の業務を見直す例です。
情報を記録する
改善前
メールを確認し、管理表へ転記
改善後
フォームの受付内容を、管理画面に記録
担当を共有する
改善前
メールや口頭で、担当者へ個別に連絡
改善後
担当者を登録し、対応する人を共有
対応状況を確認する
改善前
メール履歴を探す・担当者に聞く
改善後
未対応・対応中・完了を、一覧で確認
内容の判断、担当者の決定、返信、対応状況の更新は、人が行います。
誰が、どこまで対応したか。
一覧で分かる。
お問い合わせ一覧
静的サンプル| 受付日 | 件名 | 担当者 | 対応状況 |
|---|---|---|---|
| 4月22日 | 見積もりの依頼 | 担当A | 未対応 |
| 4月21日 | サービスに関する質問 | 担当B | 対応中 |
| 4月20日 | 資料送付の依頼 | 担当A | 完了 |
今あるものを活かし、
必要なところから。
受付の後まで考える
受付項目、担当者、返信・記録の手順を確認し、必要な画面を考えます。
すべてを作り替える前提にしない
今のサイトやツールを調べ、残す部分と改修する部分を検討します。連携の可否は個別に判断します。
使い続ける条件を先に決める
使う人、扱う情報、更新担当を確認します。導入後の支援は構築と分けて決めます。
費用・日程は、
必要な機能を確認してご案内します。
必要な機能と利用環境を確認した「内容・見積もり」の段階で、対応範囲・費用とおおまかな日程をご案内します。
- 導入時の費用
- 設計・構築・動作確認など。納品・データ引き渡しの範囲も確認します。
- 利用中の費用
- サーバー・外部サービスの利用料など。保守を希望する場合は、対象と費用を別に確認します。
- 追加変更の費用
- 導入後の機能追加・変更は、最初の構築費と分けて内容・費用を確認します。
| 何ができる画面を作るか | 必要な機能と、入力・確認する内容。 |
|---|---|
| 誰が、何人で使うか | 利用する人数と、閲覧・変更できる人。 |
| 今あるデータを引き継ぐか | データの形式・量と、移行の可否。 |
| 他のツールとつなぐか | 接続できる条件と、利用料の有無。 |
| 使い始める前に何を確認するか | 実際に行う操作と、確認する利用環境。 |
| 公開後にどこまで対応するか | 更新の担当、支援の期間・費用・条件。 |
必要な費用と含まれる作業は、構成・契約内容に応じて確認します。
業務の困りごとを相談するご相談から、
使い始めるまでの流れ。
制作する範囲を合意してから着手し、実際の作業に合うかを確認します。
- 01
相談・現状把握
当社の対応
現在の作業と困りごとを伺います。
- 02
内容・見積もり
当社の対応
必要な機能、対応範囲、費用・日程をお伝えします。
お客様の確認
依頼内容を決定。
- 03
制作・動作確認
当社の対応
合意した内容を構築し、画面と動作を確かめます。
お客様の確認
実際の作業に合うか確認。
- 04
導入・使い方
当社の対応
依頼範囲に応じた導入作業と操作方法を確認します。
- 05
運用・改善の相談
当社の対応
追加変更・継続支援の対象と費用を別途決めます。
福岡県北九州市八幡西区の事業と、業務改善の検討例
地域の参考データと、実際の業務に合わせて検討する確認項目をご案内します。
2021年の地域参考データ
- 全産業（S_公務を除く）
- 9,201事業所
- 卸売業，小売業
- 2,133事業所
- 宿泊業，飲食サービス業
- 1,162事業所
- 医療，福祉
- 1,111事業所
2021年6月1日時点の民営事業所の参考値です。現在の区域との同一性や、現在の事業所数を示すものではありません。
出典：総務省・経済産業省／e-Stat 令和3年経済センサス‐活動調査（民営事業所）。・。資料上の地域：北九州市八幡西区。集計対象は民営事業所、全産業は公務を除きます。
業務に合わせた検討例
事業所数はシステムの導入数や利用状況、連携の可否、費用・改善効果を示すものではありません。実際の業務・ツール・権限・API等の条件に合わせて検討する例です。
商品・在庫・受発注の情報を整理したい場合
2021年調査の参考値：卸売業，小売業 2,133事業所。
商品や注文の内容を複数の台帳へ実際に転記している場合は、商品コード、在庫の定義、入力元と更新頻度を整理し、重複入力を減らす仕組みの範囲を検討します。既存の販売・在庫ツールとの連携は、仕様・契約・権限・API等の利用条件を確認します。
検討する機能や連携は、実際の業務・利用環境・契約・権限・外部サービスの接続条件に応じて整理します。構築・改修の対応例もご覧ください。
予約・問い合わせの受付を整理したい場合
2021年調査の参考値：宿泊業，飲食サービス業 1,162事業所。
予約フォームと台帳、メール等を実際に併用している場合は、受付から確認・変更・取消しまでの流れと担当者を整理します。外部予約サービスの仕様や連携権限を確認し、受け渡せる情報と通知の方法を検討します。
検討する機能や連携は、実際の業務・利用環境・契約・権限・外部サービスの接続条件に応じて整理します。構築・改修の対応例もご覧ください。
相談・予約情報の受け渡しを整理したい場合
2021年調査の参考値：医療，福祉 1,111事業所。
相談や予約に関する情報を担当者間で実際に受け渡す場合は、必要な入力項目、閲覧権限、保管先と確認手順を整理します。専門の業務システムの仕様・契約を踏まえ、当社が支援する受付・連絡部分の範囲を分けて検討します。
検討する機能や連携は、実際の業務・利用環境・契約・権限・外部サービスの接続条件に応じて整理します。構築・改修の対応例もご覧ください。
ご相談前の、
気になること。
作りたい機能が決まっていなくても相談できますか？
相談できます。普段の作業と、手間がかかっている場面をお聞かせください。
今使っているExcelやWebサイトを活かせますか？
仕様や利用方法を調べて判断します。残せる部分と改修が必要な部分、連携の可否を確認します。
他社が作ったサイトやシステムも相談できますか？
相談できます。仕様・権限・契約・利用環境を確認し、対応できる範囲をご案内します。
費用と期間は、どの段階で分かりますか？
必要な機能と利用環境を確認した「内容・見積もり」の段階で、対応範囲・費用とおおまかな日程をご案内します。
導入後の修正や保守も含まれますか？
構築とは別に確認します。対象作業・期間・費用・対応条件を決めます。
顧客情報などのデータを扱う場合は、何を確認しますか？
情報の種類、閲覧・変更する人、保存・引き渡しの方法を確認します。初回は概要だけで構いません。個人情報や機密情報そのものは送らずにご相談ください。
LET’S TALK
手間がかかっている作業を、ひとつ教えてください。
「メールの内容を毎回、管理表に入力している」。機能が未定でも、そんな普段の作業からお聞かせください。
業務の困りごとを相談する相談時にあるとよい情報（任意）
- 手間がかかっている作業
- 現在使っているサイト・ツール
- 利用する人・担当者
- 希望する時期・予算
分かる項目だけで構いません。すべてを事前にそろえる必要はありません。