ご相談・お問い合わせの個人情報の取扱いについて

1 お預かりする情報と利用目的

フォームでは、お名前、返信用メールアドレス、相談するサービス、相談内容、この取扱いを確認した記録をお預かりします。検討段階の入力は任意です。サービスは複数選択でき、まだ決まっていない場合もご相談いただけます。電話番号、住所、会社名、予算の入力や添付ファイルの提出は求めません。

お預かりした情報は、ご相談への回答、内容の確認、ご希望のサービスのご案内・提案、対応経過の管理に利用します。受付番号・受付日時・受付状態は、受付状況の確認や重複処理の防止にも使用します。利用目的を変更する場合は、法令に従ってお知らせし、必要な手続を行います。

パスワード、認証情報、決済情報、ご相談に不要な健康情報などは記入しないでください。他の方の個人情報を記入する場合も、相談に必要な範囲にとどめてください。本取扱いの確認記録を、広告利用や第三者提供への包括的な同意として扱うことはありません。

お問い合わせの内容は、ご相談への対応に加え、営業目的のご案内とご相談を区別し、受付状況を把握するため、当社のサーバー内で自動的に分類することがあります。分類結果は推定であり、担当者がメールの内容を確認します。問い合わせ本文を自動分類のために外部のAIサービスへ送信しません。

2 管理と担当者への通知

フォームで確認・送信された受付内容は、担当窓口のメールとして保管します。サイト側には相談本文のデータベースを作成しません。主担当は青山、不在時は山口が対応し、受付内容を取り扱う担当者を限定します。メールの取扱手順と必要な範囲のアクセス管理により、漏えい・紛失や不正な閲覧の防止を図ります。

担当窓口へのメールには、お名前、返信用メールアドレス、相談するサービス、検討段階、相談内容、この取扱いを確認した記録と受付ID・受付日時を記載します。お客様への自動返信メールは送りません。担当者は受付内容を確認したうえで、本文に記載された返信用メールアドレスへ個別に回答します。

画面の「送信処理を受け付けました」はサーバーのメール送信処理が受け付けた結果で、受信箱への到達を保証するものではありません。送信結果を確認できない場合は重複送信を防ぐため自動再送を行いません。受付ID・日時を添えてメール窓口へ状況をご確認ください。

3 保存期間と削除

一般のご相談のメールは、担当者が対応終了を記録した日から90日間保存し、その後、担当者が手動で削除します。担当者が管理するメールの複製先・ごみ箱にも同じ削除方針を適用します。対応中の相談を受付日から90日で一律に削除することはありません。相談を再開する場合は、終了日を起点とする削除予定を解除します。

不正利用防止・重複送信判定のため、本文・氏名・メールアドレス・IPアドレスそのものを含まない、ランダムな受付ID、内容の照合値、受付時刻・状態、IPアドレスから作成した用途別の照合値をサイトの公開外に保存します。これらの情報の有効期間は24時間で、アクセス時に期限を過ぎた情報を掃除し、保存件数にも上限を設けます。無通信中の24時間以内の物理削除を保証するものではありません。サーバー提供者自身のアクセスログは、この仕組みの削除対象には含みません。

メールで直接いただいたご相談や担当者からの返信メールも、利用目的に照らして保存の必要性を確認し、不要になった情報を削除します。お取引へ進む場合は、必要な情報を案件管理へ引き継ぎ、契約書類等は別に定める目的・期間に従って保管します。一般のご相談の90日という期間を、契約資料に一律に適用するものではありません。

同じ受付の重複計測を防ぐため、送信結果画面ではランダムな受付IDをブラウザのセッションストレージに一時的に使用します。保存期間や削除はブラウザの動作に従います。

4 外部サービスと第三者への提供

サーバー、メール、バックアップ等の外部サービスは、契約条件、情報を取り扱う範囲、保存先、アクセス権限を確認したうえで利用します。個人データの取扱いを委託する場合は、必要な範囲に限り、委託先を適切に監督します。

法令で認められる場合を除き、必要なご本人の同意なく個人データを第三者へ提供しません。外国での取扱いや外国にある第三者への提供が生じる場合は、法令上必要な確認、情報提供、安全管理措置等を行います。

ウェブサイトの利用状況とご相談の受付状況を把握するため、Google タグ マネージャーと Google アナリティクスを使用します。ご相談と推定された送信については、受付のイベントを送信します。イベントにお名前、メールアドレス、ご相談本文、受付IDを含めません。ブラウザの設定等により、計測されない場合があります。

5 開示等の請求とご相談

当社が開示や訂正等の権限を持つ保有個人データについて、法令に従い、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止を請求できます。該当する第三者提供記録の開示請求も受け付けます。

請求する場合は、次の窓口へメールでご連絡ください。件名を「個人情報に関する請求」とし、お名前、連絡用メールアドレス、求める内容、対象の相談を特定するために分かる情報をお知らせください。受付番号や相談時期が分かればお書きください。受付番号が分からなくても請求できます。取扱いに関するご質問・苦情も同じ窓口で受け付けます。

• 窓口名：個人情報取扱い窓口
• メール：info［アットマーク］fortune-factory.net（［アットマーク］を @ に置き換えてください）

ご本人または代理人であることを必要な範囲で確認します。追加の確認が必要な場合は、理由と必要な情報をご案内します。最初のご連絡で身分証明書やパスワードを送らないでください。確認のためにお預かりした情報も、請求対応に必要な範囲で取り扱います。

通常の請求対応に手数料はいただきません。ご希望の開示方法を確認し、法令に従って遅滞なく対応します。全部または一部に対応しない場合や、ご希望の方法での対応が困難な場合は、その旨をお知らせし、理由の説明に努めます。

6 運営事業者

• 運営事業者：株式会社エフ・ファクトリー
• 所在地：〒518-0453 三重県名張市春日丘1番町129
• 代表者：青山 忠司